Der Weg zur Digitalisierung heisst, sich mit dem eigenen Unternehmen auseinanderzusetzen, Auf- und Ablauforganisation kritisch zu betrachten und sich bewusst zu werden, was heute wie funktioniert. Denn nur durchgedachte und bereits weitestgehend optimierte, effiziente Prozesse sollten als letzter Schritt digitalisiert werden. Klar, kann die Technik bereits gewisse Strukturen in den Bereichen Organisation und Prozesse vorgeben und so aufgrund ihres Best-Practice-Ansatzes die Richtung aufzeigen, wohin sich das Unternehmen entwickeln sollte. Dennoch gilt es, von innen heraus festzustellen, wo das effektive Potenzial liegt. Eine gute, externe Beratung kann hier der erste Baustein für diesen Wandel sein.
Bei dieser Transformation geht es nicht nur um Effizienzsteigerung und Kostenersparnis. Viel mehr gewinnt das KMU auch an Attraktivität gegenüber Mitarbeitenden und Kunden. Dies im Sinne eines modernen Arbeitsumfelds, das gute Mitarbeitende anzieht, aber auch im Sinne eines Wettbewerbsvorteils im Bereich einer einfachen, attraktiven Schnittstelle zum Kunden. Ein digitales «Face to the Customer» sollte natürlich nicht die menschliche Interaktion ersetzen, aber diese situativ im Rahmen von einfachen, wiederkehrenden Prozessen ergänzen.
Im Rahmen der Digitalisierung kann und muss auch Verantwortung abgegeben werden. Führungsinformationen und somit Unternehmenszahlen werden transparent gemacht: Mitarbeitende werden unabhängig von ihrer Führungsstufe mehr in die Pflicht genommen, damit sie ihren Teil zum Prozess beitragen können. Dieser Wandel muss also im Sinne von Vertrauen und Zutrauen erfolgen. Die Mitarbeitenden sollen befähigt werden, mit Zahlen und somit mit der Unternehmens-DNA umgehen zu können.
Im Bereich HR ist die Digitalisierung weit fortgeschritten. Sei es der Mitarbeitende, der seine Lohnabrechnung nun auf dem Smartphone erhält, seine Abwesenheit, seine Arbeitszeit und seine Spesen auch auf demselben erfasst, oder sei es eine Führungskraft, die die Gespräche mit den Mitarbeitenden, seine Rekrutierungstätigkeiten und seine Produktivitätskennzahlen digital plattform- basierend verarbeitet. Die Digitalisierung im Bereich HR weist ein enormes Potenzial auf, da hier das ganze Unternehmen betroffen ist.
Mit einer digitalen Unterschrift muss auch das Vertrauen in das IT-System vorhanden sein. Wo früher Rechnungen im Unternehmen zirkulierten, kann heute mittels eines Klicks anstelle einer Unterschrift der Visumsprozess digital erfolgen. Die Nachvollziehbarkeit ist ¬gegeben und die Ortsunabhängigkeit auch. Kombiniert mit einem E-Rechnungsempfang entfällt hier sogar das manuelle Scanning der Kreditorenrechnung und schliesslich auch die Archivierung der Papierrechnungen. Was wiederum für mehr Platz im physischen Archiv sorgt.
Digitalisierung heisst also vor allem, Vertrauen zu haben. Die letzten Monate haben uns gezeigt, dass Home-Office machbar ist, dass die Mitarbeitenden sich der Verantwortung und der Pflicht auch in den eigenen vier Wänden durchaus bewusst sind. Auch das System, dass das neue virtuelle Büro der Mitarbeitenden war und ist, wurde stärker akzeptiert, als es vorher der Fall war. Das Vertrauen muss auch der Technik entgegengebracht werden, von der man durch die Digitalisierung natürlich noch abhängiger wird.
Vertrauen in Menschen und Technik ist somit die Grundvoraussetzung der digitalen Transformation. Danach stellt die kritische Betrachtung der Unternehmensprozesse und -stellen die nächste Etappe dar. Erst dann ist ein Unternehmen bereit, sich der digitalen Herausforderung zu stellen.
